language arrow_drop_down
DK NO EN
Blogg: 2021-06-01

Välj smart, låt systemet göra jobbet

Har ni koll på hur mycket onödigt arbete och vilka kostnader ni kan undvika med ett smart stöd för fältservice? Låt oss hjälpa till med att hitta potentialen. Här kommer tips för smart och effektiv fältservice – del 1. 

Välj smart, låt systemet göra jobbet

I två blogginlägg hjälper vi er att hitta rätt bland olika lösningar för fältservice, mobilitet och underhållsstöd som finns tillgängliga på marknaden. Vi kommer belysa kritiska områden som, enligt oss, är viktiga att ha i beaktande när ni väljer ert stöd för fältservice och mobilt arbete.

”Tänk om ni för varje steg nedan lyckas kapa några minuter per arbetsorder. Hur många minuter, timmar och hundratusentals kronor blir det per år för er verksamhet?”

Vår definition av en standardprocess för fältservice:

  1. Initiering av ärende
  2. Förberedelse av arbete
  3. Planering & schemaläggning av resurser
  4. Utförande av jobb
  5. Uppföljning och fakturering

I det här inlägget fokuserar vi på 1. Initiering av ärenden och 2. Förberedelse av arbete.

Med ett smart val av plattform/lösning kommer er organisation att nå era långsiktiga mål, oavsett om det gäller kund-, besparings-, hållbarhets- eller tillväxtmål. En bra lösning ska gå att använda direkt (”out of the box”) utan att det krävs nyutveckling. Om lösningen inte är ”redo att användas direkt” är risken stor att slutkostnaden för system + implementering blir mycket högre än vad ni räknat med. Välj en lösning som uppfyller era befintliga och framtida krav redan från start.

”Välj hellre en kostym att växa i framför en kostym som ni måste banta er in i när den ska användas”.

Jag fick möjligheten att intervjua Björn Arvesen, specialiserad inom Service Management (Fältservice-tjänster). Björn har flera års erfarenhet som lösningsarkitekt och presale hos IFS. Rollen innebär bland annat att Björn tar fram och skapar direkta kundvärden, ett viktigt område för bolag.

- Som lösningsarkitekt gäller det att förstå olika organisationers process och designa en lösning som passar deras verksamhet och utmaningar. Rollen som presale innebär att lokalisera de processer där lösningen skapar störst värde, vilket i sin tur leder till att bolag får återbetalning på kortast möjliga tid. På längre sikt innebär det att skräddarsy en lösning som möter användarnas såväl nuvarande som framtida behov och genererar så mycket värde som möjligt över tid, menar Björn.

1. Initiering av ärende – Automatisk bedömning och prioritering av arbete

När en arbetsorder initieras gäller det att fånga så mycket och så korrekt information som möjligt, oavsett om ordern genereras från ett kundsamtal, en chattbot, en IoT-signal eller ett underhållsschema. Ju mer korrekt information, desto enklare att göra rätt prioritering och förbereda ärendet på bästa sätt. Det kan till exempel vara hur akut ärendet är, era avtal och garantier, exakt beskrivning av problemet och så vidare. Avsaknad av korrekt information i det här skedet kostar i förlängningen mycket pengar i form av onödiga utryckningar, fel prioriteringar avseende personal, andra resurser med mera. All tid som egen personal kan spara är värd mycket i längden då den istället kan läggas på annat värdeskapande jobb.

Välj smart, låt systemet göra jobbet

- I IFS:s lösning finns stöd för intelligent automatik oavsett hur arbetsordern initieras. Lösningen har stöd för att skapa upp arbetsorder från IoT-signaler, underhållsscheman och diverse typer av kundinteraktioner. Modulen för initiering av arbetsorder genom traditionell kundtjänst stödjer exempelvis kundtjänstmedarbetare genom att driva deras kunder mot självbetjäning för enklare förfrågningar. En AI-baserad motor hjälper till exempel era kunder att själva boka tider, hitta information och få svar på enklare frågor, vilket ger personalen större utrymme att fokusera på svårare uppgifter. I slutänden innebär det att kundnöjdheten, som till stor del bygger på den nivå av service jag upplever vid en mer komplicerad förfrågning, ökar medan kostnaden reduceras avsevärt, menar Björn.

”Låt systemet hantera och automatisera det som är enkelt, så att er personal kan fokusera på det som är svårt och därmed ge era kunder den bästa möjliga serviceupplevelsen.”

2. Förbereda arbete – Skapa så mycket automatisering som möjligt

När arbetsordern är inne i systemet återstår mycket jobb för att få ihop förberedelserna. Det här steget tar ofta mycket tid och riskerar att generera administrativ börda och manuell handpåläggning. Ju mer ni kan automatisera, desto större nytta. Exempel på flöden som kan automatiseras är; materialhantering, verktyg/utrustning som krävs, generering av inköpsorder och kunddata.

”Kan ni bara spara några minuter per arbetsorder och steg blir kostnadsbesparingarna enorma i förlängningen. Bara i förberedelsefasen finns det tiotals minuter att spara per arbetsorder.”

I IFS:s lösning finns en motor för affärsprocessautomatisering, en så kallad Business Process Automation (BPA). I gränssnittet visualiseras arbetsflöden, parallellt med att systemet konfigureras. Med hjälp av BPA-motorn kan verksamheten rita upp flöden och välja vilka processer som kan dra nytta av automation. BPA-motorn automatiserar populering av olika arbetsorder med nödvändig information (materielbehov, resursbehov, kompetenskrav, verktyg, bilar etcetera). Dessutom kan den trigga andra processer i lösningen. Om en ny arbetsorder kräver ett material som inte finns på lager går det till exempel att automatiskt trigga en inköpsorder. På så sätt öppnar IFS upp hela lösningen för er som verksamhet att göra justeringar och anpassningar av arbetssätt, istället för att behöva kontakta leverantörer vid varje ändring.

”Varje automatiserad del av ett arbetsflöde innebär minskade kostnader och ökad möjlighet för personalen att fokusera på det som är viktigt, att möta och överträffa kundens förväntningar.”

Varför välja Prevas + IFS Service Management som er fältservicelösning?

På Prevas tror vi starkt på partnerskap för att få fram bästa resultat för våra kunder. Vi samarbetar med de som levererar bäst kundnytta och kvalité och enligt oss har IFS den bästa helhetslösningen för fältservice. Därför delar jag gärna med mig av Björns tankar och erfarenheter inom området.

Vi kommer att stötta er med kundanpassad implementation och verksamhetsutveckling. I IFS:s lösning har respektive processområde en kraftfull teknisk lösning som ger er de bästa förutsättningarna att lyckas. Dessa områden går även att använda stand-alone.

Hör av er så bjuder vi på en fika samtidigt som vi, tillsammans, diskuterar vilka nyttor ni kan skapa med smart och effektiv fältservice inom just er organisation.

I nästa inlägg följer vi upp övriga områden i en fältserviceprocessen.

Kontakta oss för att diskutera era specifika behov och utmaningar.
Amrish Kubavat
Affärsutvecklare med ansvar för fältservice (FSM) på Prevas
Tel: +46 (0)721 71 76 82, E-mail

Kommentarer

    Du måste vara inloggad för att få kommentera

    Stängd för fler kommentarer

    Vänligen verifiera att du inte är en robot

    300

    Relaterade artiklar

    pageRefs: [Hållbar produktion, Digitalisering]